Interview de Franck Loncan – Chef de service Achat Public
Direction des Finances et des Affaires Juridiques
Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées – Mairie de Pau
La communauté d’agglomération Pau Béarn Pyrénées est un Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) créée le 1er janvier 2017. Elle regroupe 31 communes et mène son action sur un territoire regroupant 162 000 habitants.
Le service de la commande publique est mutualisé entre la Mairie et l’Agglomération, deux collectivités historiques du réseau 3AR !
Un héritage fort et une démarche intégrée à l’ensemble des services
La démarche d’achats publics responsables est portée et validée par les instances délibérantes des deux collectivités depuis plus de 10 ans.
Elle est aujourd’hui formalisée dans le cadre de notre Plan Climat, au sein de la fiche action 5.3.1 « Faire de la commande publique un levier en faveur de la croissance verte ».
La mise en œuvre de cette politique générale autour des achats responsables est portée au sein de la direction « développement durable », dans une démarche d’acculturation de l’ensemble des agents au sujet.
Chacun dans son cœur de métier a ainsi été formé, et nous constatons aujourd’hui une véritable expertise des services prescripteurs pour évaluer la valeur environnementale et sociale de leurs achats. Nous n’avons ainsi pas un référent unique sur les achats publics responsables, mais une démarche et des outils au service de tous, qui sont aujourd’hui systématisés. Par exemple à chaque lancement de consultation, les services ont un « rapport de lancement » à compléter, qui pose les grandes questions et constitue une sorte de fiche d’identité du marché à venir. Les questions environnementales et sociales sont évidemment incluses (voire représentent l’objet du marché ! C’est le cas par exemple pour le BHNS).
Aujourd’hui, nous pouvons dire que les habitudes d’achats responsables sont bien ancrées dans tous les services et directions.
La fonction achats est quant à elle centralisée : 5 référents acheteurs sont là pour accompagner les services opérationnels dans la définition de leurs besoins. Les services acheteurs et prescripteurs travaillent ainsi main dans la main, tout particulièrement en phase amont de nos marchés. Le suivi de l’exécution des marchés relève aujourd’hui des services opérationnels, nous travaillons à structurer cette phase pour accroître notre performance.
Prise en compte des enjeux de santé environnementale pour le marché de fournitures de produits d’entretien : une démarche engagée depuis 8 ans !
Sur l’ensemble du parc immobilier des deux collectivités, le nettoyage ménager de 104 bâtiments communaux et intercommunaux est assuré en régie : équipements sportifs, culturels, administratifs, techniques, de réception, écoles et crèches.
En 2010, il a été décidé d’agir sur l’exposition des agents et utilisateurs aux produits d’entretien, pour certains nocifs, et à forts enjeux en matière de santé environnementale.
Nous avons ainsi remis à plat tout le processus, questionné toutes les pratiques, et avons travaillé en collaboration avec les 150 agents d’entretien qui travaillent en régie sur les bâtiments communaux et intercommunaux.
Si l’on souhaite bouger les pratiques et processus, il faut en effet associer, sensibiliser, former et convaincre les agents pour pouvoir mettre en face ce qu’il faut en terme de produit et matériel.
Nous avons ainsi fait le choix d’un accompagnement par une structure spécialisée en santé environnement (HSEN) qui a réalisé un diagnostic des pratiques et produits pour chaque site géré par la collectivité, et formé les agents (par groupes de 10 à 15 personnes). L’objectif était bien de sensibiliser nos agents aux effets nocifs des produits qu’ils utilisaient et de les accompagner au changement de leurs pratiques en leur présentant les méthodes alternatives, et notamment le passage à la microfibre qui permettait de supprimer beaucoup de références de produits, et limiter l’utilisation de produits nocifs notamment désinfectants pour lesquels nous avions constaté une surutilisation.
La deuxième étape de cette évolution vers de nouveaux produits et pratiques a concerné plusieurs questions logistiques : par exemple, la question du nettoyage des microfibres (il a ainsi fallu équiper tous les sites de points de lavage / séchage), et les équipements complémentaires à envisager pour éviter les Troubles Musculo-Squelettiques notamment (chariots adaptés). Un ensemble de questions pour lesquelles nous avons trouvé des solutions, mais qui confirment un engagement dans une réflexion réellement globale !
Côté marché public, HSEN nous a apporté l’expertise technique et scientifique nécessaire à la rédaction de nos documents de marché, et plus particulièrement les spécifications techniques liées aux caractéristiques chimiques des produits. A l’époque, nous avions plusieurs incertitudes sur la capacité des fournisseurs à répondre à cette nouvelle demande. Nous avons ainsi choisi d’allotir de manière très fine (15 lots).
On estime les gains économiques à partir de 2013 avec le passage aux nouvelles pratiques à 28 000 € par an (Ville de Pau et CA Pau Pyrénées confondues) sachant que les dépenses annuelles confondues sont en moyenne de 197 000 € aujourd’hui (contre 225 000 précédemment). Outre la réduction des références, la gestion des stocks a été fortement optimisée depuis lors avec la suppression des stocks morts (et le risque des prescriptions de certains produits) et un roulement plus dynamique des références.
Nous ne sommes pas encore en mesure de donner des indicateurs fiables quant au renouvellement des marchés en 2018 car nous n’avons pas encore suffisamment de recul. Nous pouvons cependant préciser que ces nouveaux marchés ont permis de fusionner certains lots car l’offre est désormais plus mature et tous les fournisseurs sont capables de répondre sur la palette complète de nos besoins (4 lots). Les prix unitaires des références sont, de plus, plus intéressants que lors de la consultation précédente et on espère une économie mécanique à volume de commande constant. Enfin, nous avons pu à nouveau réduire le nombre de références, le changement de pratiques étant maintenant bien ancré !
Un adhérent historique du réseau 3AR
L’Agglomération est active dans la dynamique régionale autour des achats publics responsables depuis les débuts, lorsque le réseau n’était pas encore juridiquement constitué et était piloté par l’ADEME et la région Aquitaine. Naturellement, l’Agglomération a adhéré dès la création de l’association fin 2012 ; nous faisons partie des membres fondateurs de 3AR !
Nous sommes plus spécifiquement intéressés par le prochain AMI que proposera 3AR autour des marchés de voirie. Ce sont des marchés très réguliers, à forts enjeux environnementaux et sociaux, et dans le cadre d’une réglementation en constante évolution. L’approche « économie circulaire » nous interpelle tout particulièrement !
